Интеллектуальная система «Руководитель».

Разработчик: Федоров Сергей Викторович, заместитель министра здравоохранения Нижегородской области по финансам и экономике.

Введение.

Главной целью интеллектуальной системы «Руководитель» ( далее — ИС) является решение главной задачи современного госуправления в России – стандартизация процессов государственного управления и их унификация.

Построение эффективного, прозрачного, простого и понятного алгоритма работы чиновника – руководителя, это залог надежности функционирования государственной системы России.

Основная идея ИС это структурированные и стандартизированные по блокам в единой логике задачи которые должен в ежедневном режиме решать руководитель госоргана и руководители его структурных подразделений.

Это минимально достаточный набор блоков с возможностью их детализации и дополнения.

Стандартизированная логика работы руководителей в части сбора, обработки, анализа, хранения, контроля информации, выработки и принятия решений, организации их выполнения, реализована в электронном виде.

Моя работа опробирована в реальных условиях деятельности органа государственной власти региона и на протяжении 14 лет показала эффективность и жизнеспособность.

ИС «Руководитель» имеет потенциал для масштабирования и применения не только в государственном органе или муниципалитете, но и потенциал для коммерциализации, т.к. ИС решает сквозную задачу стандартизации работы административно-управленческого персонала любой отрасли и формы собственности.

Теория процесс административного управления

Административный труд руководителей связан с выполнением таких видов работ, как текущая координация деятельности подчиненных, их контроль, оценка, мотивация, доведение в устном и письменном виде принятых решений до исполнителей, инструктирование, обмен информацией (осуществляется в процессе проведения собраний и совещаний, приема посетителей, ведения деловых переговоров, ответов на письма и телефонные звонки, обхода рабочих мест).

В целях улучшения процесса управления создана ИС «Руководитель».

ИС «Руководитель» делает процесс управления коллективом прозрачным и оперативным.

Главными задачами ИС «Руководитель» являются: установление организационного порядка и рациональной последовательности выполнения управленческих работ; обеспечение единства, непрерывности и согласованности действий субъектов при принятии решений; участие вышестоящих руководителей; равномерную загрузку исполнителей.

При внедрении ИС руководство получает информацию о ходе работы по всем направлениям деятельности в режиме on-line.

Весь процесс управления (сбор, обработка, анализ, хранение, контроль информации, выработка и принятие решений, организация их выполнения) в данной ИС взаимоувязан по функциональным и временным показателям.

Как краеугольный камень ИС «Руководитель» — использует системный подход.

Системный подход исходит из того, что любая организация есть система, каждый из элементов которой, хотя и имеет свои ограниченные цели, но при этом теснейшим образом связан с другими элементами.

В соответствии с этим управленческие действия не просто функционально вытекают друг из друга, а все без исключения оказывают друг на друга как непосредственное, так и опосредованное воздействие.

Изменения в одном из них неизбежно обусловливают изменения в остальных, а в конечном результате во всей организации.

Поэтому каждый руководитель, принимая собственные решения, должен учитывать их последствия для общих интересов.

Схематично ИС состоит из следующих основных блоков:

1 Блок «Функциональная схема»

Необходима для качественного понимания штатной расстановки в структурном подразделении и качественного и равномерного распределения поручений.
Составные части Блока «Функциональная схема»:
Положение об ОИВ, положение об управлении, положение об отделе и должностной регламент сотрудника. Визуализация в схеме.

2 Блок «Планирование деятельности»

Планирование деятельности необходимо для достижения целей и задач поставленных перед структурным подразделением.

Планирование дает выигрыш во времени, правильную расстановку приоритетов, соблюдение установленных реальных сроков, учет потребности во времени.

Планирование повышает эффективность деятельности, определяет делегирование (перепоручение) дел и уменьшает стресс сотрудников.
Составные части Блока «Планирование деятельности»:
План работы ОИВ (на год, квартал), план работы управления (на год, квартал), план работы сотрудника (на год, квартал).
Кроме того, планирование работы сотрудников ориентировано на унифицированные формы отчетности (процедуры) и сроки их предоставления.

3 Блок «Архив исходных данных»

Необходим для сбора данных, хранения исходных массивов информации поступающей из внешних источников, и возможности при необходимости доступа к ним заинтересованных пользователей.
Составные части Блока «Архив исходных данных»:
Абсолютно все исходные массивы данных информации поступающей из внешних источников структурированные в хронологическом порядке в соответствии с функциональными обязанностями сотрудников.

4 Блок «Отчетность»

Необходим для представления (текстовой, табличной, графической) управленческой отчетности руководству. В случае выявления отклонений и необходимости их анализа – в динамике или же в сопоставлении с плановыми показателями – отчетность должна иметь возможность детализации. Однако для восприятия картины в целом нужна разумная простота, чтобы отчетность стала реальным инструментом управления, а не набором таблиц.
Составные части Блока «Отчетность»:
Структурированные в хронологическом порядке в соответствии с функциональными обязанностями сотрудников унифицированные формы отчетности (процедуры) и срочные задания не поддающиеся унификации.

5 Блок «Текущая работа»

Необходим для текущей работы нескольких сотрудников с набором одним и тем же или одними и теми же документами.
Составные части Блока «Текущая работа»:
Папки созданные для временного хранения данных созданные для каждого сотрудника отдельно.

6 Блок «Электронная канцелярия»

Необходим для контроля статистических параметров документооборота отдельных подразделений, непосредственного контроля руководителем за исполнением собственных резолюций.
Составные части Блока «Электронная канцелярия»:
Папки созданные для хранения электронных документов, подлежащих обязательному архивному хранению, а так же хранению электронных образцов бумажных документов.
Папки созданные для хранения рабочих материалов и шаблонов, нормативно-справочной информации и руководящих материалов. Электронная канцелярия структурирована в хронологическом порядке в соответствии с логической схемой. (Приложение №__) Кроме того, имеются папки по административно-кадровой работе подразделения.

Алгоритм работы руководителя с ИС

1 Блок «Функциональная схема»
Необходим для качественного понимания штатной расстановки в структурном подразделении и качественного и равномерного распределения поручений.
Составляется руководителями структурных подразделений (Управлений, отделов) в виде графической схемы с детализацией по каждому сотруднику.

2 Блок «Планирование деятельности»

Необходим для правильной расстановки приоритетов, соблюдения установленных реальных сроков, учета потребности во времени.

Составляется руководителями структурных подразделений (Управлений, отделов) в виде таблиц с детализацией конкретных мероприятий и сроков исполнения по каждому сотруднику.

3 Блок «Архив исходных данных»

Необходим для сбора данных, хранения исходных массивов информации поступающей из внешних источников, и возможности при необходимости доступа к ним заинтересованных пользователей.

Заполняется по мере поступления информации из внешних источников непосредственно сотрудниками структурных подразделений, контроль за руководителями структурных подразделений (Управлений, отделов). Информация хранится в папках в хронологической последовательности по каждому сотруднику.

4 Блок «Отчетность»
Необходим для представления (текстовой, табличной, графической) управленческой отчетности руководству.

Заполняется по мере поступления формирования отчетов непосредственно сотрудниками структурных подразделений, контроль за руководителями структурных подразделений (Управлений, отделов).

ВНИМАНИЕ: алгоритмы обработки информации, формы отчетов, сроки предоставления отчетов разрабатывает и утверждает руководитель структурного подразделения (Управления, отдела).

5 Блок «Текущая работа»

Необходим для текущей работы нескольких сотрудников с набором одним и тем же или одними и теми же документами.
Оперативный обмен информацией внутри структурного подразделения решается созданием на одном сервере папок для временного хранения данных для каждого сотрудника отдельно. Плюс к этому необходимо обеспечить доступа к этому серверу всех сотрудников.

6 Блок «Электронная канцелярия»

Необходим для контроля статистических параметров документооборота отдельных подразделений, непосредственного контроля руководителем за исполнением собственных резолюций.

В этой работе я кратко и простым для восприятия языком описал разработанную мной гибридную модель, которая эволюционирует в дальнейшем в систему взаимодействия пяти систем:

на уровне знаний: системы работы знания – Knowledge Work System (KWS) и системы автоматизации делопроизводства – Office Automation Systems (OAS); на стратегическом уровне: исполнительные системы поддержки выполнения – Executive Support Systems (ESS); на управленческом уровне: управляющие информационные системы – Management Information Systems (MIS) и системы поддержки принятия решений – Decision Support Systems (DSS).

Но об этом в следующих статьях.

Лицензия Creative Commons
Это произведение, автор которого — Sergei Fedorov(Сергей Федоров), доступно на условиях лицензии Creative Commons С указанием авторства-Некоммерческая-С сохранением условий 4.0 Всемирная.